KUNDFAKTURAHANTERING OCH HYRESAVISERING
Hantera kundfakturor och hyresavier automatiskt
Företagets intäkter är A och O för tillväxt och lönsamhet. Genom att digitalisera företagets distribution av kundfakturor och hyresavier skapas effektivitet och felfria flöden för att underlätta inbetalningar från kunder.
- Det första ni bör fråga er själva är hur ert behov ser ut idag, och hur kommer det att förändras inom en snar framtid?
Ordet kundfaktura och den process som följer när en faktura skapas för att sedan tas emot och betalas av din kund, kan ha olika innebörd beroende på vem du frågar. En del företag har ett väldigt enkelt flöde som kräver färre digitala stöd, medan andra företag har ett mer komplext behov utav matchning av bilagor, status på försändelser, olika dokumenttyper och flera efterfrågade distributionskanaler. Viktigt är därför att tydligt definiera det behov ni har. Utefter det kan vi hjälpa er att välja lösningar som passar det flöde ni har idag och som dessutom har stöd för att hantera nya behov i framtiden. - Vem är din kund?
Att ha både privata kunder och företagskunder ställer större krav på en lösning. Den ska således kunna hantera fler kanaler och dessutom erbjuda era kunder flera olika sätt att ta emot fakturor på deras villkor. - Välj ett system som ger ökad kontroll!
Allt eftersom flyttas mer och mer distribution till digitala kanaler från papper. En av fördelarna med att distribuera fakturor genom digitala kanaler är att det ger både en ökad kontroll och spårbarhet. När en pappersfaktura inte kommer fram till kunden kan det vara svårt att få reda på varför och vart den tog vägen. Skickar du i stället en faktura via internetbanken får du direkt återkoppling på varför fakturan inte hade rätt förutsättningar för att nå mottagaren. I många fall kan du med rätt system se redan innan du skickar fakturan varför banken inte kommer att ta emot fakturan. Det sparar således både tid och pengar. - Välj rätt kanaler från början!
Svefakturan har historiskt sätt varit det primära sättet i Sverige att skicka en e-faktura till företag och organisationer och fortsatt skickas ett stort antal fakturor varje år just så. Men, sedan 2021 rekommenderar SFTI systemet Peppol i stället. Peppol fungerar globalt, ger en flexiblare förvaltning och bättre dokumentation. SFTI drivs gemensamt av SKR, DIGG, Kammarkollegiet och Upphandlingsmyndigheten för att främja förutsättningarna för elektronisk handel. Att från början välja att skicka sina e-fakturor via Peppol minskar det administrativa jobbet och du slipper byta från Svefakturan, i sådant fall att den skulle bli helt irrelevant. - Kivra växer snabbt!
Till följd av coronapandemin anslöt många svenskar sig till Kivra, den digitala brevlådan, för att på ett smidigt sätt klicka hem sina vaccinbevis. Idag aviserar och fakturerar våra kunder dessutom omkring 40 procent via Kivra, redan från första utskickstillfället. Att Kivra nu lanserat funktioner för att betala sina fakturor och hyresavier direkt i tjänsten underlättar ytterligare för kunden. Det gör att OCR, belopp och bankuppgifter följer med och kunden behöver bara signera via BankID för att betala.
Det är viktigt att man förstår vad det nya systemet kan göra och hur det kan hjälpa dig, så att det inte begränsar dig vid förändringar i framtiden.
Vi rekommenderar att man tydligt förstår hur:
- Systemet kan hantera förändringar i mallar av dokument. Det ska inte ta en hel konsultdag för att ändra adressen på till exempel sina fakturor i sidfoten. Det är någonting som en vanlig användare själv borde kunna korrigera snabbt.
- Systemet kan hjälpa dig att anpassa ditt kunderbjudande. Ett system för distribution bör kunna dela upp dina kunder i olika grupper, till exempel baserat på ort eller andra kategorier. Då kan du i samband med faktureringen spara både tid och pengar genom att anpassa din kommunikation eller reklam för nya tjänster till rätt kunder.
- Systemet hanterar alla standardiserade nordiska kanaler. Kunder är olika och efterfrågar olika sätt att ta emot sin faktura. En del tycker att Kivra fungerar bra medan andra fortsatt gärna tar emot sitt papper. Därför är det viktigt att systemet kan hantera alla distributionssätt.
- Systemet hanterar olika typer av dokument. En distributionstjänst bör kunna hantera din faktura, orderbekräftelse, kundbrev eller följesedel. Det är onödigt med flera olika tjänster och det gör också att förvaltningen utav lösningarna blir krångligare.
- Systemet hanterar ett arkiv. Givetvis ska man snabbt kunna söka upp en gammal orderbekräftelse och se hur, när och till vem dokumentet skickades. Det ska såklart också vara smidigt att återsöka ett dokument och snabbt skicka ut det på nytt om kunden önskar.
Kontakta
oss
Fördelar med Kundfakturering och hyresavisering
Lösningen underlättar även annan kundkommunikation?
Via våra konfigurerade distributionskanaler hjälper vi ditt företag att digitalisera flödet av kundfakturor och hyresavier. Både till företag och konsument. På så vis effektiviserar och säkerställer du både flöde och process kring inkommande betalningar.
Med hjälp av våra lösningar och vår kapacitet får du även möjlighet att distribuera flera andra typer av dokument:
• Lönespecifikationer
• Påminnelser
• Räntefakturor
• Kundbrev
• Protokoll av olika slag
• Inköpsordrar
• Orderbekräftelser
• Följesedlar
KUNDCASE: VARBERG ENERGI
Varberg Energi valde Vipetechs READSOFT ONLINE för att automatisera sina arbetsprocesser.
Lagen om e-fakturering för kommunala bolag som kom den 1 april 2019 bidrog till att många gick över till en automatiserad digital fakturahantering. – Vi digitaliserade vår hantering för 8 år sedan men allt har skötts via en stationär dator här hos oss. För två år sedan gick vi över till Readsoft online som webbaserad molntjänst via Vipetech, säger Christina Brännström.
olika lösningar för att tolka dokument digitalt
Rätt lösning beroende av kundtyp:
Vi har ett brett utbud av lösningar vilket innebär flexibilitet för ditt företag. Konkret innebär det att vi tillhandahåller olika lösningar för olika typer av fakturering och olika typer av kunder.
E-faktura via internetbank
Genom att låta dina kunder ta emot, och betala, fakturor direkt i internetbanken förenklas flödet för er båda. Vi distribuerar via CTD (Certifierad Teknisk Distributör), vilka producerar var fjärde e-faktura i Sverige. De kan dessutom leverera till hela Norden, vilket varken tummar på räckvidd eller processens kvalitet.
PEPPOL och Svefaktura
Elektronisk fakturering till företag och offentlig sektor växer – och förändras. Oavsett om din drivkraft är lagkrav, faktisk kundefterfrågan eller om du helt enkelt bara söker en enklare, mer effektiv faktureringslösning så hjälper vi dig göra rätt vägval.
E-post
Vi kan hantera både mindre volymer till era företagskunder likväl som stora produktioner med tusentals fakturor och hyresavier till privatkunder.
Brev för Swishbetalning
Även om mycket digitaliseras finns där fortfarande många som föredrar en hederlig pappersfaktura, med inbetalningstalong för bank och plusgiro. Vi möjliggör lösningar där du kan kombinera fysiska utskick med digitala och på så vis låta kunderna själva bestämma hur de ska få sin post. Vi kan också erbjuda en lösning med QR-koder, så att kunden enkelt kan betala fakturan via Swish.
Kivra
Var tredje svensk är i dagsläget ansluten till en digital brevlåda. För att hänga med i den digitala utvecklingen har vi sedan många år tillbaka ett samarbete med Kivra, den marknadsledande digitala brevlådan i Sverige. Med en lösning som Kivra kan kunden både ta emot och betala fakturor på samma ställe, på ett säkert och miljövänligt sätt.
Vid behov av att tillhandahålla dokument för intern hantering och för utskriftsmöjligheter, har vi lösningar för det också. Nedladdningsbara PDFer kan således skickas till vald plats, eller lagras i ert e-arkiv.
EDI
Vi arbetar med Electronic Data Interchange, överföring av strukturerad information enligt ett överenskommet format. Detta kan vara lagersaldon, kataloginformation, order, orderbekräftelse, leveransaviseringar och fakturor.
E-arkiv
Molnbaserade tjänster är ett utmärkt sätt för att säkert lagra och sortera dokument. Med e-arkiv kan du enkelt söka bland dina kundfakturor och du kommer åt det via både dator, telefon och surfplatta.
Bilagehantering
Våra tjänster tillåter hantering av bilagor hel-, eller semi-automatiserat. Dessutom oberoende av distributionskanal.
Olika lösningar för att tolka dokument digitalt
Du kan också koppla på betalningslösningar till SMS, e-post, fysiska utskick och ‘Mina Sidor’. Det görs via vår kundfakturatjänst. På så vis kan du erbjuda dina kunder att betala på vilket sätt de anser är lättast. Dessutom utan att behöva ladda ner en app eller registrera sig.
Fyra argument till varför betalningslösningar är en väl värd investering
- Det är snabbt – Eftersom de digitala lösningarna e-post och SMS har betydligt snabbare flöden än vanliga brev ökar du på så vis chanserna till att få betalt snabbare.
- Kunden väljer själv – Valfrihet för kund, förbättrat kassaflöde för dig. När du ger kunderna olika lösningar för att genomföra betalningar kan de själva välja det som passar dem bäst. Det kommer i sin tur resultera i att betalningsprecisionen går upp.
- Lägre kostnader – Våra betalningslösningar för konsumenter lämpar sig väl för digitala fakturor som distribueras via SMS och epost, två kanaler som medger sänkta distributionskostnader.
- Boosta ‘Mina Sidor’ – Precis som du enkelt kan koppla ‘Mina Sidor’ till tjänstens inbyggda dokumentarkiv, kan du så också erbjuda betalningar inifrån ‘Mina Sidor’ eller andra liknande kundappar.
Två effektiva betalmetoder
Direkt bankbetalning
När betalningarna ska gå via nätet, väljer du Direktbetalning som din lösning. Köpet hanteras via internetbanken, utan att känslig information kring konto – och bankkort behöver uppges.
Swish
Med den i särklass marknadsledande appen kan du både snabbt och säkert skicka, och ta emot, pengar via det mobilnummer som är anslutet till ditt bankkonto. Pengarna når direkt mottagaren oavsett ansluten bank, förutsatt att den är svenskregistrerad.
Andra betalsätt under utveckling
På Vipetech arbetar vi hela tiden med att finna nya, fler och bättre lösningar. Därför kommer vi kontinuerligt att uppdatera med nya betalmetoder, i takt med att kunder och mottagare önskar det.
Färdiga integrationer för en snabb start
Vi erbjuder färdiga integrationer för en lång rad system som används flitigt på marknaden. Det innebär att du kan komma igång snabbt och bli effektiv från start.
ADDORO
Alla företag behöver idag någon form av kommunikationsplattform som möjliggör utskick av fakturor och annan viktig information.
MOLNBASERAT
Med Addoros molnbaserade tjänst har företag möjlighet att leverera sina utskick till rätt kund, i rätt tid och i rätt kanal.
Fördelar med Kundfakturering och hyresavisering
Lösningen underlättar även annan kundkommunikation?
Via våra konfigurerade distributionskanaler hjälper vi ditt företag att digitalisera flödet av kundfakturor och hyresavier. Både till företag och konsument. På så vis effektiviserar och säkerställer du både flöde och process kring inkommande betalningar.
Med hjälp av våra lösningar och vår kapacitet får du även möjlighet att distribuera flera andra typer av dokument:
• Lönespecifikationer
• Påminnelser
• Räntefakturor
• Kundbrev
• Protokoll av olika slag
• Inköpsordrar
• Orderbekräftelser
• Följesedlar
KUNDCASE: VARBERG ENERGI
Varberg Energi valde Vipetechs READSOFT ONLINE för att automatisera sina arbetsprocesser.
Lagen om e-fakturering för kommunala bolag som kom den 1 april 2019 bidrog till att många gick över till en automatiserad digital fakturahantering. – Vi digitaliserade vår hantering för 8 år sedan men allt har skötts via en stationär dator här hos oss. För två år sedan gick vi över till Readsoft online som webbaserad molntjänst via Vipetech, säger Christina Brännström.
olika lösningar för att tolka dokument digitalt
Rätt lösning beroende av kundtyp:
Vi har ett brett utbud av lösningar vilket innebär flexibilitet för ditt företag. Konkret innebär det att vi tillhandahåller olika lösningar för olika typer av fakturering och olika typer av kunder.
E-faktura via internetbank
Genom att låta dina kunder ta emot, och betala, fakturor direkt i internetbanken förenklas flödet för er båda. Vi distribuerar via CTD (Certifierad Teknisk Distributör), vilka producerar var fjärde e-faktura i Sverige. De kan dessutom leverera till hela Norden, vilket varken tummar på räckvidd eller processens kvalitet.
PEPPOL och Svefaktura
Elektronisk fakturering till företag och offentlig sektor växer – och förändras. Oavsett om din drivkraft är lagkrav, faktisk kundefterfrågan eller om du helt enkelt bara söker en enklare, mer effektiv faktureringslösning så hjälper vi dig göra rätt vägval.
E-post
Vi kan hantera både mindre volymer till era företagskunder likväl som stora produktioner med tusentals fakturor och hyresavier till privatkunder.
Brev för Swishbetalning
Även om mycket digitaliseras finns där fortfarande många som föredrar en hederlig pappersfaktura, med inbetalningstalong för bank och plusgiro. Vi möjliggör lösningar där du kan kombinera fysiska utskick med digitala och på så vis låta kunderna själva bestämma hur de ska få sin post. Vi kan också erbjuda en lösning med QR-koder, så att kunden enkelt kan betala fakturan via Swish.
Kivra
Var tredje svensk är i dagsläget ansluten till en digital brevlåda. För att hänga med i den digitala utvecklingen har vi sedan många år tillbaka ett samarbete med Kivra, den marknadsledande digitala brevlådan i Sverige. Med en lösning som Kivra kan kunden både ta emot och betala fakturor på samma ställe, på ett säkert och miljövänligt sätt.
Vid behov av att tillhandahålla dokument för intern hantering och för utskriftsmöjligheter, har vi lösningar för det också. Nedladdningsbara PDFer kan således skickas till vald plats, eller lagras i ert e-arkiv.
EDI
Vi arbetar med Electronic Data Interchange, överföring av strukturerad information enligt ett överenskommet format. Detta kan vara lagersaldon, kataloginformation, order, orderbekräftelse, leveransaviseringar och fakturor.
E-arkiv
Molnbaserade tjänster är ett utmärkt sätt för att säkert lagra och sortera dokument. Med e-arkiv kan du enkelt söka bland dina kundfakturor och du kommer åt det via både dator, telefon och surfplatta.
Bilagehantering
Våra tjänster tillåter hantering av bilagor hel-, eller semi-automatiserat. Dessutom oberoende av distributionskanal.
Olika lösningar för att tolka dokument digitalt
Du kan också koppla på betalningslösningar till SMS, e-post, fysiska utskick och ‘Mina Sidor’. Det görs via vår kundfakturatjänst. På så vis kan du erbjuda dina kunder att betala på vilket sätt de anser är lättast. Dessutom utan att behöva ladda ner en app eller registrera sig.
Fyra argument till varför betalningslösningar är en väl värd investering
- Det är snabbt – Eftersom de digitala lösningarna e-post och SMS har betydligt snabbare flöden än vanliga brev ökar du på så vis chanserna till att få betalt snabbare.
- Kunden väljer själv – Valfrihet för kund, förbättrat kassaflöde för dig. När du ger kunderna olika lösningar för att genomföra betalningar kan de själva välja det som passar dem bäst. Det kommer i sin tur resultera i att betalningsprecisionen går upp.
- Lägre kostnader – Våra betalningslösningar för konsumenter lämpar sig väl för digitala fakturor som distribueras via SMS och epost, två kanaler som medger sänkta distributionskostnader.
- Boosta ‘Mina Sidor’ – Precis som du enkelt kan koppla ‘Mina Sidor’ till tjänstens inbyggda dokumentarkiv, kan du så också erbjuda betalningar inifrån ‘Mina Sidor’ eller andra liknande kundappar.
Två effektiva betalmetoder
Direkt bankbetalning
När betalningarna ska gå via nätet, väljer du Direktbetalning som din lösning. Köpet hanteras via internetbanken, utan att känslig information kring konto – och bankkort behöver uppges.
Swish
Med den i särklass marknadsledande appen kan du både snabbt och säkert skicka, och ta emot, pengar via det mobilnummer som är anslutet till ditt bankkonto. Pengarna når direkt mottagaren oavsett ansluten bank, förutsatt att den är svenskregistrerad.
Andra betalsätt under utveckling
På Vipetech arbetar vi hela tiden med att finna nya, fler och bättre lösningar. Därför kommer vi kontinuerligt att uppdatera med nya betalmetoder, i takt med att kunder och mottagare önskar det.
Färdiga integrationer för en snabb start
Vi erbjuder färdiga integrationer för en lång rad system som används flitigt på marknaden. Det innebär att du kan komma igång snabbt och bli effektiv från start.
ADDORO
Alla företag behöver idag någon form av kommunikationsplattform som möjliggör utskick av fakturor och annan viktig information.
MOLNBASERAT
Med Addoros molnbaserade tjänst har företag möjlighet att leverera sina utskick till rätt kund, i rätt tid och i rätt kanal.
Vill du veta mer om kundfakturahantering och hyresavisering eller hur du kommer igång?
Tveka inte att höra av dig!
